差旅管理定义


对于很多公司来说，差旅费用管理都是财务管理的盲区。没有人知道购买经常打折的机票的实付金额，没有人知道酒店住宿发票是否多开。在很多公司，员工们都把出差当作一项意外收入，老总们也默许这项准福利制度的存在。

　 将员工的差旅支出和管理外包给专业的差旅管理公司，开始受到国内企业的青睐。普天、中信等中国企业也已经接受“差旅管理”概念。罗森康辉、国旅运通等差旅管理公司，正尝试把这项国际通行的商务旅行概念推向中国市场。

　 简单地说，差旅管理就是企业将自己的差旅费用和管理全部交给专业的管理公司。企业自己订酒店，报销、提款、买票会增加员工，增加管理成本，差旅外包绝不仅是节省差旅费用，更能提供便捷、多样的差旅服务，也让企业脱离繁琐的差旅管理，更专注核心业务。

差旅管理概念还没有深入国内企业，很多企业的员工出差都是个人搞定出差中的种种花销，甚至都懒得通过网络旅游服务公司寻求打折机票和旅宿。所以，没有成型的差旅管理制度给公司的财务带来了巨大的浪费甚至黑洞。一个年差旅费用达到200万元以上的公司就有必要专门设立类似差旅管理经理的职位，来负责制定适合公司的差旅制度，接洽专业的差旅管理公司。
   差旅管理公司一般可以让企业节省下10%~30%的差旅费用，具体情况要根据企业的行业等特性来决定。由于现在提倡让专业的人来做专业的事，我们可以看到很多企业采用外包的政策，将这部分业务交给差旅管理公司。所以对于企业而言，它们要做好的就是四点：一是自身制定比较良好的差旅政策；二是根据自己公司的特点找到合适的差旅公司；三是整合好差旅数据，加强差旅费用的透明度；四是企业文化，能不能很好地让基层的员工接受这样的差旅政策。 
   最阻碍公司大刀阔斧进行差旅改革的一个重要因素是很多公司不是非常希望公开他们的差旅财务报表，这是最致命和不可扭转的公司心态上的误区。只有有了接受差旅管理的企业土壤，差旅管理公司才能与企业展开合作，才能有后期的公布差旅各项数据、使差旅成本透明的种种举措。
  对于差旅过程中的两大费用：交通费(机票和火车票等)和旅宿费，正确的差旅制度怎么将这两部分进行优化？最关键的就是把这些费用的数据进行批量整合，完整的差旅数据库是进行差旅管理的基础。公司前期有必要收集如下这些信息：公司每年商旅计划中用于飞行、旅店和租车上的花费；出差者的频率；差旅范围；公司与各个差旅供应商的协议；公司的付款方式等。然后专业差旅公司对这些信息进行整合和分析，得出差旅成本控制的突破点。比如可以根据数据库整合出来的差旅流量，与一些酒店和航空公司签订一个公司独有的协议价，这也是公司差旅管理中稳定差旅费用的一大举措。 
   制定差旅政策和外包给合适的差旅管理公司外，公司内部各个层级部门的配合非常关键。人事、行政、财务、采购等部门统筹行动，比如财务部门对成本的控制和会计制度的兼容，人力部门提供企业薪酬方面的政策等。至于是否要成立一支专门管理差旅方面的队伍，以目前我们和客户企业打交道的经验来看，很多客户还没有确定这样的细致分工。不过从长远来看，企业的年差旅费用在200万元以上的话，就很有必要设立差旅经理这一职位了。

责任 


了解雇员对于商务旅行的要求，以及他们对公司的期望。 

查找能够提供满足雇员要求的合适的专业服务机构(为了查找好的服务机构，我们将进行服务商评估、条款谈判等工作)。 

“格式化”机票预订和酒店预订过程(包括新的沟通和培训流程)。 

随时改进运营过程。

日常工作 


从旅游公司那里收集关于旅行的信息，并将其转发给需要这些信息的雇员(例如如何使用电子机票以及民航局新的规定等)。 
阅读关于商旅管理的周度和月度报告。 

核查来自旅游公司的月度账单。 

每半年与服务提供商会面一次，看看我们是否需要在某些方面进行改进(诸如公司签约酒店方面的能力等)。 

每天获得来自服务提供商的分析报告，了解他们对明年商旅管理的建议(与一些航空公司签订协议，并从中受益。以入住量
等条件获得公司签约酒店的好价格等)。

收益 


在分析了机票和酒店数据后，我们能够改进我们的管理方法。 

节约业务单元的劳动力和时间。 

通过改进运营过程，平衡公司在商务旅行方面的资源。

成本节约和控制 


汇集差旅量以增加谈判力度 

获得最好的价格并最大化包括交通、住宿等费用在内的整体收益 

整合差旅数据并分析MI报告 

差旅政策要保持一致性 

高质量的服务和服务提供商 


选择高质量的服务提供商并巩固区域差旅管理 

开发服务提供商并评估他们的服务 

优化购买过程 

差旅安全


建立差旅安全管理流程和出差人员的档案资料 

及时更新前往高危地区差旅的审批流程 

及时追踪/定位差旅人员 

保护与差旅相关的数据 

信息和知识分享


定期向首席财务官上报差旅管理的结果 

分享最佳实践 

安排满意度调查并处理投标 

在企业内部网上分享差旅知识/信息 

商旅管理服务项目

酒店服务

  覆盖海内外的众多携程会员酒店供您选择，并具有先进的房态管理系统和独特的保留房资源，在房源紧张时，满足商旅人员的需求； 
  
  提供公司自身的协议酒店代订服务，让行政人员摆脱琐碎的事务性工作，更专注于管理工作； 

  可以根据您公司的商旅政策与要求，优先推荐指定酒店，满足商旅管理的需要。 

  

机票服务

  与国内三大航空集团及主要航空公司和机票代理建立了良好的合作关系； 
  
  提供国内国际所有航线机票的查询和预订服务，复杂的行程由国际机票专家为您设计，并提供机票的退改签服务； 

 

度假产品

  凭借自身实力以及与各地旅行社的紧密合作关系，提供各种国内外自由行度假产品，
  
  并可按您的需求设计行程，安排宾馆，组织会议等商务活动。
  
  
  

会议团队 


  由从事会务工作多年的旅游界专业人士根据您的需求，为您设计并提供各类个性化会议、团队服务.
  从最初的会议策划、与场地单位和相关供应商洽谈价格、签证服务，到会议安排、会议现场的组织与协调、安排与会者的交通、住宿、娱乐和会前会后的观光游览活动.
  
  以及会后的分析总结，都能全面而灵活地提供各类会议和团队活动的配套服务；